Dossier compleet maken

mirjam1234

09-08-2011 09:18

Hallo Allemaal,
Op dit moment zijn wij voor een Afrikaansland het dossier aan het klaar maken. Aan de hand van een bijgevoegd documentenlijst van de vergunninghouder zijn wij aan de slag gegaan om de desbetreffende foto's en docs/formulieren te verzamelen/maken. Nadat we alle kopieen van de formulieren en foto's hadden opgestuurd en aan alle eisen hadden voldaan, volgens de documentenlijst van de vergunninghouder, samen trots de volle doos met docs en foto's aangetekend verstuurd. Spannend! Nu moesten we afwachten.
Na ruim 1 week post van de vergunninghouder, een dikke enveloppe terug ontvangen. Meer dan 80% van onze documenten waren afgekeurd en met pen/gele stift bekrast/gecorrigeerd/verbeterd.
Ons dossier moesten we corrigeren op een heleboel punten waar wij niet van op de hoogte waren en die ook NIET op de documentenlijst stonden. Maar goed, kan gebeuren zou je zeggen. Even zuchten, verstand op 0 en opnieuw aan de slag. Wij hebben elk document gecorrigeerd en ZO gemaakt, zoals de vergunninghouder had aangegeven.
2 weken geleden weer een dikke enveloppe richting de vergunninghouder gestuurd. Jullie raden het al! Vorige week wederom weer een enveloppe terug. Nu had een ander persoon onze documenten nagekeken en die was het weer niet eens met bepaalde woorden/zinnen! Wederom een mooi gekras en gestreep van woorden/zinnen en opmerkingen.
Deze medewerker van de vergunninghouder (die het dossier de 2de keer had nagekeken) was het ook niet eens met de collega (die ons dossier de 1e keer had nagekeken), want die had bepaalde zinnen/woorden weer doorgekrast, die we juist hadden gecorrigeerd in opdracht van de vergunninghouder.
Ik vraag me dan ook af, is dit normale gang van zaken en hoelang gaat het duren voordat een dossier normaal gesproken wordt goedgekeurd?
Wij doen ons uiterste best om het dossier zo goed en snel mogelijk compleet te hebben, maar als er bepaalde punten niet wordt aangegeven door de vergunninghouder dan kan je daar toch weinig aan doen? Dat is ook het vragen om meerdere malen heen en weer versturen van documenten, om je dossier op deze manier correct te maken.
(Zo dit lucht op hahaha!)
Groet Mirjam
Lesley

09-08-2011 09:49

Jeetje Mirjam, dat is vervelend! Onze vergunninghouder (NAS) had een hele checklist met hele duidelijke omschrijving van alles wat we voor ons land moesten verzamelen. Dit hebben we gedaan, en uiteindelijk bleek er nog 1 dingetje te missen, daar belden ze ons netjes over.
De werkwijze van jouw vergunninghouder komt nogal slordig over. Als er dan zulke eisen gesteld worden aan hoe documenten opgemaakt moeten zijn, moeten ze jullie daar hele duidelijke voorbeelden van geven. En het lijkt me ook handig als medewerkers van dezelfde organisatie dezelfde regels aanhouden.
Meid, succes, laat je niet gek maken, dit is het laatste gedeelte voorlopig!
Gr.
Lesley
MCP

09-08-2011 10:22

Ja, dit hele gedoe komt me zeer bekend voor.
Alleen dan op een ander punt.
Onze papieren moesten van VGH op een bepaalde manier gelegaliseerd worden.
Er mocht niets aangehecht worden.
Echter de notaris zei dat het een nieuwe wet was, dat notarissen mensen die iets komen laten legaliseren moet verifieren in een bepaald systeem. Dat is om criminaliteit tegen te gaan. De uitdraai daarvan moet officieel aan het document gehecht worden.
Dat had de notaris dus ook gedaan.
Wij zeiden: dat mag niet van VGH.
Notaris: ik moet mijn werk zo afleveren bij de rechtbank.
Wij naar de rechtbank: die bevestigden dat notaris het goed had gedaan en dat documenten inderdaa zo door een notaris ingeleverd dienen te worden, echter dat niet elke notaris dat deed.
Bij Justitie, Buitenlandse Zaken en Ambassade: zelfde verhaal, notaris had het goed gedaan, en dat dit er aan vast zat was ook geen probleem voor het land waaruit we gingen adopteren .
Oke, Docs opgestuurd naar VGH.
Je raadt het al: alles moest opnieuw, en dus ook opnieuw gelegaliseerd ( de legalisaties hadden alleen al 1150 euro gekost ).
Nee, zeiden wij, doen we niet.
Nou, VGH kende wel 5!!! notarissen verspreid over heel Nederland ( 200km verderop) die wilden legaliseren ZOALS VGH DAT WILDE.
Wij zeiden: voor het land maakt het ook niks uit dat dit eraan gehecht zit.
Nu wil het geval dat wij al 2x hadden geadopteerd uit hetzelfde land alleen via een ander VGH.
We vonden het al heel vreemd dat deze VGH ons veel meer papieren liet verzamelen dan eerdere VGH en er moest ook veel meer gelegaliseerd.
Navraag leverde op dat deze VGH zijn eigen regeltjes heeft die andere VGH niet heeft.
Erg vreemd want de docs gaan naar dezelfde instantie in het land van waaruit je adopteert.
Bij deze VGH waren wij alleen aan documenten en legalisaties meer dan 650 euro duurder uit omdat er 6 documenten extra gevraagd werden en extra gelegaliseerd werden.
En dat terwijl het land deze eisen niet stelt aan de docs.
Deze VGH bepaalt zelf wat er ingeleverd moet en hoe dat er uit moet zien.
Echt belachelijk!!!
VGH kan bijvoorbeeld een notaris niet voorschrijven hoe die zijn werk moet inleveren.
Uiteindelijk heb ik gezegd: haal alles er maar af wat er volgens jullie niet aan hoort, wij doen het niet overnieuw want het is NIET fout, het is alleen niet zoals JULLIE het willen.
Precies hetzelfde zie ik bij de procedure uit China.
Deze VGH laat de Statement of Approval legaliseren terwijl de andere VGH's dat niet doen en het ook niet nodig is.
Het vervelende is: je kan er niks aan doen want je hebt de VGH o zo nodig.
Ik wens je veel sterkte want dit geeft ontzettend veel stress en ergernis.
meco

09-08-2011 11:26

Hallo Mirjam,
Dit is echt een heel vervelende situatie.
De ene zegt dit en de ander zegt dat, gezien je verhaal heb ik wel een vermoeden bij welke vgh jullie zitten.
Wij hebben een gelijk soort ervaring met ze gehad.
Laat je niet gek maken, maar ik zou het er ook niet bij laten zitten.
Het is heel erg belangrijk dat je duidelijkheid hebt.
Ik zou contact met ze opnemen en vragen naar de persoon die dat land in haar portefeuille heeft.
Heel veel succes en hopelijk ligt jullie dossier snel in het land waar jullie graag uit willen adopteren!
bij vragen mag je mij altijd een pb sturen. ;-)
Jacqueline

09-08-2011 18:20

Wij hebben ook 2x eerder uit een Afrikaans land geadopteerd en nu voor de 3e keer een procedure voor hetzelfde land gestart.
De motivatiebrief van de 2 eerdere adoptie's (die vorige keer wel goed waren) moest deze keer iets aangepast worden.
Hiervoor kregen we een telefoontje van de medewerkster met de uitleg hiervan en de volgende dag lag een gecorrigeerd kopietje van haar in de bus.
De 2 formulieren aangepast en weer retour gestuurd met het briefje van de persoon die ons hiervoor had benaderd. Alles was goed.
Natuurlijk kunnen medewerksters van mening verschillen over hoe een zin in het Engels geschreven moet worden, maar dat moeten ze dan onderling bespreken, voor ze het weer terug naar de aanvragers sturen. Zou dit ze ook heel duidelijk vertellen !
Succes (tu) met het verzamelen van de documenten en iedere procedure is toch weer verschillend.
Nannie

09-08-2011 20:56

Hallo Mirjam,
Dat is irritant zeg!
Hm is het mogelijk om hetgeen je opstuurt te adresseren aan diegene die de wijzigingen doorgaf? Zodat je bij dezelfde blijft bedoel ik.
Verder zou ik toch maar even “moeilijk” doen hoor! Dit is nl geen professioneel / correct gedrag.
Laat ze zelf onderling maar uitzoeken hoe het moet in plaats van jullie daarmee lastig te vallen.
N&P

09-08-2011 21:24

Waarom wordt er zo geheimzinnig gedaan over welke VGH het gaat? Lijkt me zinvol om te weten. (bv ook van MCP) Zeker voor mensen (zoals ik) die nog moeten kiezen….
MIrjam, vervelend hoor; daar heb je een VGH dus juist niet voor! Hoop dat het snel goed komt en jullie de boel snel kunnen opsturen.
Nannie

09-08-2011 22:23

Ja ik ben onderhand ook nieuwsgierig :-)
Maar ik gok dat het stichting Kind en Toekomst is…
(zitten wij binnenkort trouwens ook bij als het goed is )
B

09-08-2011 22:35

Ook niet echt handig dat jullie dan niet persoonlijk contact hebben. Hadden wij destijds wel.. en ook al voor we officieel iets gingen aanvragen werd het bekeken zzoat we nog konden aanpassen.. Kan me herinneren dat vooral de accountantsverklaring lastig was dus de bemiddelaar heeft op een gegeven moment gewoon zelf gesproken met de accountant en toen was het zo klaar…
B

09-08-2011 22:38

Begint met een k en eindigt op een t vermoed ik

Dossier compleet maken

mirjam1234

Lesley

MCP

meco

Jacqueline

Nannie

N&P

Nannie

B

B